Число конференций, проводящихся в Тарту, с каждым годом растет. Все больше в городе проходит международных мероприятий, во время которых здесь принимают множество профессионалов и экспертов в разных областях. Рост и развитие конференц-туризма несомненно обусловлены как наличием  сильных организаторов, так и разнообразными возможностями Тарту, ростом качества услуг и соответствующей инфраструктуры. По статистике базы данных по конференциям  meetings.ee, в 2017 году в Тарту состоялось более 600 конференций, и цифра эта далеко не окончательная, в действительности в Тарту проводится намного больше связанных с конференциями мероприятий.    

 

Что конкретно может сделать Тартуское Бюро Конференций (TKB) для того, чтобы помочь организаторам конференций? Организация конференций ассоциаций зачастую начинается с конкурса на получение права на проведение конференции – здесь TKB может предложить помощь, к примеру, в составлении презентации места конференции и подготовке bid-документов.

 

Также стоит всегда обращаться к TKB при организации ознакомительных поездок международной ассоциации, при поиске помещений для конференции, фирм, предлагающих питание и фирм-организаторов и при поиске других партнеров. Тартуское Бюро Конференций может помочь и с идеями пре- и пост-туров, организацией свободного времени и нетворкинга участников конференций, и в дополнение ко всему вы получите помощь и совет в выборе материалов, знакомящих с Тарту и Эстонией как местами проведения конференций и в комплектации инфоматериалов для раздачи участникам конференций.       

 

Довольно много обращений в Бюро связано с вопросами финансирования. Тартуское Бюро  Конференций само не финансирует никакие конференц-мероприятия, однако руководства  можно получить из различных фондов. Из местных пособий у города Тарту имеется поддержка тартуских конференций для упрощения их проведения, о пособии можно ходатайствовать два раза в год. Для крупных международных конференций можно ходатайствовать о финансовой поддержке в EAS, также стоит выяснить возможности поддержки из фондов развития отраслей.   

 

Для лучшего продвижения информации стоит передать свои контактные данные как организатора конференций на лист рассылки либо объединиться с программой Тартуских конференц-послов, идея которой – поддерживать устроителей конференций в их деятельности через инфосеминары и консультации.  

 

В рубрике «Тартуское Бюро Конференций» собрано много информации, которая может помочь упростить работу организаторов. Здесь можно найти данные о помещениях для семинаров, контакты фирм, предлагающих catering, транспортных фирм и туроператоров. Также здесь предлагаются идеи, как организовать свободное время участников конференций. Можно здесь ознакомиться и с различными инфоматериалами о городе Тарту. Календарь конференций предлагает обзор, какие конференции пройдут в Тарту и когда, это помогает избежать ситуации, когда несколько больших мероприятий совпадают по времени и могут составить конкуренцию друг другу в вопросах организации.

 

Краткая памятка организатору конференций:

 

• Продумайте заранее, сколько параллельных семинаров и воркшопов должно происходить на конференции и заблаговременно забронируйте в соответствии с этим помещения

• Заключите договор с предприятиями по размещению

• Сообщите о своей конференции заблаговременно

• Продумайте логистику

• В случае крупных и масштабных мероприятий смело пользуйтесь услугами профессионалов по организации конференций. Помощь можно использовать и только для некоторых услуг, например поиску спонсоров, регистрации участников и пр.

• Разузнайте возможности дополнительного финансирования – спонсоры, EAS, город Тарту и др.

• Выясните, какие другие крупные конференции планируются в Тарту в это же время

• Создайте надежную команду

• По возможности используйте студентов и практикантов – для них это может стать бесценным опытом

• Представьте участникам место проведения конференции – Тарту и Тартумаа, во время конференции, перед ней или после.