Skip to Content (Press Enter)
Teksta izmērs
Rindu intervāls
Kontrasts
normal contrast icon
high contrast icon

Melns fons ar dzeltenu tekstu

visittartu [at] visittartu.com (Atsauksmes)

Tartu

Labo domu pilsēta

Praktiska informācija un padomi

Tartu pilsētā notiekošo konferenču pasākumu skaits pieaug katru gadu. Arvien vairāk notiek dažādi starptautiski pasākumi, kuru gaitā šeit tiek izmitināti daudzi savas nozares eksperti. Pieaugot konferenču tūrismam, noteikti sava loma tajā ir veiksmīgākajiem organizētājiem, kā arī Tartu pilsētā piedāvāto iespēju un kvalitātes pieaugumam gan apkalpojošajā, gan arī infrastruktūras sfērā.  Pēc datubāzes meetings.ee datiem, kas apkopo konferenču statistiku, 2017. gadā Tartu notika vairāk nekā 600 konferenču pasākumu.  Noteikti tas tomēr nav galīgais skaitlis, un patiesībā pasākumu bija vēl vairāk.  

 

Ko konkrēti var izdarīt Tartu Konferenču birojs, lai palīdzētu konferences organizatoram? Asociāciju konferenču organizēšana bieži vien sākas ar cīņu par konferenču tiesību iegūšanu - šeit Tartu Konferenču birojs var piedāvāt palīdzību, piemēram, ar konferences vietas prezentācijas sastādīšanu un bid-dokumentu sagatavošanu.

 

Organizējot starptautiskas asociācijas prezentācijas ceļojumu, kā arī meklējot konferenču telpas, ēdināšanas iestādes, organizatoru uzņēmumus un visus pārējos iespējamos partnerus, vienmēr ir vērts sazināties ar Tartu Konferenču biroju. Ar Tartu Konferenču biroju var sazināties arī tad, ja vēlaties rast idejas saistībā ar pre un post-tūru, brīvā laika un networking pasākumu organizēšanu, kā arī  papildus vēl saņemsiet padomu un palīdzību prezentācijas materiālu izvēlē un konferenču delegātiem paredzēto brošūru komplektēšanā, kas iepazīstina Tartu un Igauniju kā konferenču galamērķi.

 

Diezgan daudz jautājumu Tartu Konferenču birojam ir saistībā ar finansēšanu. Tartu Konferenču birojs pats par sevi nekādus konferenču pasākumus nefinansē, bet šeit var saņemt vadlīnijas saistībā ar dažādiem finansējuma fondiem. No vietējām atbalsta programmām Tartu pilsētā ir pieejama Tartu konferenču atbalsta programma, uz kuru var pieteikties divas reizes gadā.  Lieliem starptautiskiem pasākumiem pieteikumu par finansiālu atbalstu var iesniegt, piemēram, Uzņēmējdarbības Attīstības Fondam (EAS), kā arī vienmēr ir vērts uzzināt finansiālā atbalsta iespējas arī nozaru attīstības fondos. 

 

Lai nodrošinātu labāku informācijas apmaiņu, savu organizatora kontaktinformāciju vajadzētu nosūtīt arī Tartu konferenču organizatoru sarakstam vai pievienoties Tartu konferenču sūtņu atbalsta programmai, kuras ideja ir atbalstīt konferenču organizatoru darbību ar regulāru informatīvo semināru un konsultāciju palīdzību. 

 

Sadaļā “Tartu Konferenču birojs” ir apkopots pēc iespējas vairāk informācijas, kas palīdz vienkāršot konferenču organizatora darbu. Šeit ir atrodama lielākā daļa no Tartu pilsētā un apkārtnē esošajām semināru telpām, kā arī catering pakalpojumu piedāvātāju kontakti, uzņēmumi, kas piedāvā transporta pakalpojumus, ceļojumu aģentūras utt. Turklāt šeit jūs varat atrast idejas brīvā laika programmām un iepazīties ar dažādiem Tartu pilsētu iepazīstinošiem materiāliem. Konferenču kalendārs piedāvā pārskatu par to, kādas konferences notiek Tartu un kurā vietā tās notiek, kā arī tas palīdz novērst situāciju, ka vienlaikus pilsētā tiek organizēti vairāki lieli konferenču pasākumi, kas savstarpēji varētu konkurēt saistībā ar organizatoriskiem jautājumiem.

 

Īsa rokasgrāmata konferenču organizatoram:

 

  • Iepriekš apsveriet, cik daudz dažādu semināru/darbnīcu paralēli vajadzētu rīkot, kā arī jau pēc iespējas agrāk rezervējiet tam atbilstošas konferenču telpas

  • Noslēdziet vienošanās ar izmitināšanas uzņēmumiem

  • Laicīgi informējiet par savu konferenci

  • Pārdomājiet loģistikas risinājumus

  • Organizējot lielākus un apjomīgākus pasākumus, droši izmantojiet profesionāla konferenču organizētāja palīdzību. Palīdzību var jautāt arī saistībā ar kādiem konkrētiem pakalpojumiem, piemēram, sponsoru meklēšanu, reģistrēšanu utt.

  • Uzziniet par dažādām papildu finansējuma iespējām - sponsori, EAS, Tartu pilsēta utt.

  • Noskaidrojiet, kādi citi nozīmīgi notikumi pilsētā notiek vienlaikus ar jūsu plānoto konferenci

  • Izveidojiet uzticamu komandu

  • Ja iespējams, iesaistiet arī studentus/praktikantus - viņiem tā ir nenovērtējama pieredze

  • Noteikti dalībniekus iepazīstiniet arī konferences vietu (Tartu un Tartu apriņķi). To var izdarīt konferences laikā, pirms konferences vai arī pēc konferences.

Jaunākie atjauninājumi: 22.11.2018