Tarton konferenssiavustus on perustettu tarkoituksenaan suurentaa Tarton tunnettuutta maailmantason konferenssipaikkana ja tukea konferenssivieraille majoituspalvelun tarjoamista Tarton majoitusyrityksissä.

 

Avustuksen hakemisedellytyksenä on, että konferenssi järjestetään Tartossa, yöpyviä vieraita on vähintään 200 ja konferenssiohjelma kattaa vähintään kaksi perättäistä päivää. Yöpymiseksi lasketaan yhden vieraan jokainen yö, eli jos konferenssiin osallistujia on vähemmän, mutta konferenssi kestää kauemmin, lasketaan mukaan saman henkilön kaikki yöpymiskerrat Tartossa. Yöpymisen laskemisessa on tärkeätä muistaa, että siihen voidaan lukea kaikki Tartosta yöpymispaikan tarvitsevat konferenssivieraat joko muilta paikkakunnilta Virosta (mm. Tallinnasta) tai ulkomailta.

 

Tartossa aikavälillä 1.1–30.6 järjestettävän konferenssin avustushakemus on toimitettava viimeistään edellisen kalenterivuoden 1.10 mennessä, ja Tartossa aikavälillä 1.7–31.12 järjestettävän konferenssin saman kalenterivuoden 1.4. mennessä.

 

Ensimmäisen hakukauden aikana saapuneet hakemukset käsitellään viimeistään joulukuussa ja toiselle hakukaudelle saapuneet hakemukset viimeistään kesäkuussa. Hakemuskieli on viro tai englanti.