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Tartu

Die Stadt der guten Gedanken

Praktische Informationen und Tipps

In Tartu finden von Jahr zu Jahr mehr Konferenzveranstaltungen statt. Immer häufiger finden verschiedene internationale Ereignisse hier statt, bei denen wir zahlreiche Experten ihres Fachs empfangen. Beim Anstieg des Konferenztourismus spielen sicherlich sowohl fähige Veranstalter als auch die Zunahme der Möglichkeiten in Tartu und die Qualitätsverbesserung im Dienstleistungsbereich und in der Infrastruktur eine Rolle. Nach den Angaben der Datenbank für Konferenzstatistik meetings.ee fanden in Tartu im Jahr 2017 über 600 Konferenzveranstaltungen statt. Bestimmt ist dies aber keine endgültige Zahl und es gab eigentlich sogar noch mehr Veranstaltungen.

 

Womit genau kann das Tartuer Konferenzbüro (TKB) Konferenzveranstaltern behilflich sein? Häufig beginnt die Organisation von großen Konferenzen mit der Konkurrenz um die Veranstaltungsrechte - hier kann das TKB zum Beispiel dabei helfen, bei der Vorbereitung der Antragsunterlagen eine Präsentation des Zielortes zusammenzustellen.

 

Bei der Organisation einer Präsentationsreise und bei Fragen zu Konferenzräumen, Verpflegung, Veranstaltern und anderen Partnern können Sie sich stets an das TKB wenden. Auch für Ideen zu Exkursionen und Touren vor oder nach der Konferenz und zu Freizeit- und Networking-Veranstaltungen steht das TKB zur Verfügung; außerdem berät und hilft das TKB bei der Auswahl von Materialien, die Tartu und Estland als Zielland präsentieren und bei der Zusammenstellung von ausgewählten Broschüren zum Verteilen an die Konferenzvertreter. 

 

Sehr häufig erhält das TKB Anfragen zum Thema Finanzierung. Das TKB selbst finanziert keine Konferenzen, doch es kann Hinweise zu verschiedenen Finanzierungsmöglichkeiten geben. Die Stadt Tartu bietet zur leichteren Durchführung hiesiger Konferenzen eine Förderung an, die man zwei Mal im Jahr beantragen kann. Für große internationale Veranstaltungen kann man eine Förderung z.B. bei EAS Enterprise Estonia beantragen, und es lohnt sich immer, auch die Entwicklungsfonds der jeweiligen Bereiche im Auge zu behalten.

 

Damit Sie immer auf dem Laufenden sind, können Sie sich als Kontaktperson in den E-Mail-Verteiler der Tartuer Konferenzveranstalter aufnehmen lassen oder sich dem Konferenzbotschafter-Programm anschließen. Die Konferenzbotschafter unterstützen die Konferenzveranstalter in ihrer Arbeit durch regelmäßige informative Seminare und Beratungen.

 

Die Rubrik des Tartuer Konferenzbüros trägt möglichst viele Informationen zusammen, die Konferenzveranstaltern die Arbeit erleichtern. In der Rubrik sind die meisten der Seminarräume, Cateringfirmen, Transportunternehmen, Reisebüros etc. in Tartu und Umgebung aufgelistet. Außerdem findet man Ideen für das Freizeitprogramm und kann verschiedene Werbematerialien der Stadt Tartu einsehen.

Der Konferenzkalender gibt einen Überblick, wann und wo was passiert. So lässt es sich vermeiden, dass in der Stadt zur gleichen Zeit mehrere große Veranstaltungen stattfinden, die einander in organisatorischen Fragen Konkurrenz machen könnten.

 

Kleiner Merkzettel für Konferenzveranstalter:

 

  • Überlegen Sie sich rechtzeitig, wieviele verschiedene Seminare / Workshops parallel stattfinden werden und reservieren Sie die Konferenzräume entsprechend und rechtzeitig

 

  • Buchen Sie eine Unterkunft

 

  • Bewerben Sie Ihre Konferenz frühzeitig

 

  • Durchdenken Sie die gesamte Logistik

 

  • Zögern Sie nicht, sich bei bei größeren und umfangreicheren Veranstaltungen an einen professionellen Konferenzveranstalter zu wenden. Sie können sich auch nur für Teilaufgaben (Sponsorensuche, Registrierung etc.) Hilfe holen.

 

  • Erkundigen Sie sich nach zusätzlichen Finanzierungsmöglichkeiten - Sponsoren, EAS Enterprise Estonia, die Stadt Tartu usw

 

  • Finden Sie heraus, welche anderen Großveranstaltungen zur selben Zeit wie Ihre Konferenz in der Stadt stattfinden

 

  • Holen Sie vertrauenswürdige Personen ins Team

 

  • Nach Möglichkeit ziehen Sie auch Studenten oder Praktikanten heran - für diese ist die Veranstaltung eine Erfahrung von unschätzbarem Wert

 

  • Stellen Sie den Konferenzteilnehmern auch den Veranstaltungsort vor (Tartu und den Landkreis Tartu) - sei es als kleiner Einschub während der Konferenz, oder aber vor oder nach der Veranstaltung.

Zuletzt aktualisiert: 30.04.2019